Les Assemblées générales
L'Assemblée générale peut être ordinaire, sa fréquence devant être fixée dans les statuts, ou extraordinaire, pour répondre à un besoin spécifique, intempestif
Quelques mots clef : Contestation - Convocation - Déroulement - Feuille de présence - Ordre du jour - Participants - Quitus - Quorum - Registre des délibérations - Révocation ad-nutum - Sanctions - Votes
Généralités
Est-il obligatoire de détenir un registre des délibérations ?
La tenue de ce registre n’est pas une obligation. Il est néanmoins important de consigner par écrit et d’archiver le compte-rendu de toutes les instances de l’Association (réunion de C.A., Assemblée générale…).
Chaque procès-verbal consigné devra comporter :
· Date, heure et lieu de la réunion ;
· Ordre du jour ;
· Identité des personnes présentes, absentes représentées, absentes non représentées ;
· Compte-rendu des débats ;
· Résultats des votes ;
· Signatures du Président et du Secrétaire de séance.
S’il n’est pas obligatoire, le registre des délibérations peut rendre de très nombreux services. Il représente par exemple la mémoire de l’association et apporte la preuve de la réalité des réunions et des décisions qui y ont été prises.
Contrairement au registre officiel, le registre des délibérations peut être réalisé à partir de feuilles réunies dans un classeur ou toute autre forme de reliure ultérieure.
Les adhérents absents à une A.G. peuvent-ils être sanctionnés ?
Sous réserve d’être mentionnés dans les statuts, donc approuvées par l’Assemblée générale, les sanctions sont possibles. Néanmoins, elles doivent rester raisonnables, l’excès pouvant être soumis à l’avis de la justice.
L'Assemblée générale ordinaire est-elle obligatoire ?
Aucun article de la loi de 1901 ne prévoit l’obligation de réunir une sauf en cas de dissolution.
Et si le fonctionnement démocratique impose la convocation de cette Assemblée générale, organe souverain, ceci doit absolument être mentionné dans les statuts qui déterminent librement les modalités de sa tenue.
En cas de silence des statuts, l’Assemblée générale possède un pouvoir étendu à toutes les questions qui ne sont pas du ressort du Conseil d’administration ou du Bureau.
Peut-on contester une décision prise en Assemblée générale ?
Un membre d’une Association peut tout à fait demander l’annulation d’une décision prise en Assemblée générale. Dans ce cas, il doit saisir le tribunal de grande instance du lieu du siège social.
Les motifs d’une demande d’annulation sont très nombreux et bien souvent dus au non respect des procédures définies par les statuts ou le règlement intérieur. Il convient donc d’apporter un soin tout particulier à leur rédaction et de ne pas hésiter, si le besoin s’en fait sentir, à les modifier.
De même, est-il impératif que l’Association tienne à jour un registre des délibérations indiquant précisément les conditions d’adoption des différents points inscrits à l’ordre du jour.
Quel doit être le rôle d'une Assemblée générale ?
L’Assemblée générale doit être l’organe souverain de l’Association. Elle doit avoir notamment le pouvoir de contrôler l’activité de l’Association et de ses dirigeants, d’élire ces derniers mais aussi de les révoquer à tout moment. Elle seule doit avoir la possibilité de sanctionner les adhérents.Elle ne doit, en aucun cas, être une simple « chambre » d’enregistrement des décisions d’un Conseil d’administration omni présent.
Quel est le rôle de la feuille de présence ?
Cette feuille permet de dénombrer le nombre d’adhérents présents ou représentés participant à l’Assemblée générale et ainsi de vérifier la validité du quorum .
Elle doit être émargée par toutes les personnes entrant en séance et possédant le droit de vote y compris les mandataires des adhérents absents.
La feuille de présence permettra, en cas de litige, de prouver la validité des conditions de vote et donc la validité des résolutions votées.
Qui peut assister aux A.G. ?
En règle générale, une Assemblée générale n’est ouverte qu’aux adhérents de l’Association, sauf mention contraire dans les statuts.Néanmoins, des personnes étrangères peuvent assister aux débats, sur invitation du C.A.
En aucun cas, la présence de personnes non accréditées par les statuts ou non invitées ne peut être imposée par qui que ce soit, sauf décision de justice.
Convocation
Comment convoquer une Assemblée générale ?
C'est d'abord au niveau des statuts (ou du règlement intérieur si les statuts sont muets) qu'il faut chercher la réponse. A défaut de précisions, le mode de convocation utilisé doit permettre de toucher l'ensemble des membres de l'Association et pas seulement une majorité.
L'envoi recommandé n'est pas une obligation sauf si les statuts ou le règlement intérieur le stipule. Cette peut même être effectuée par voie de presse ou encore par affichage dans les locaux associatifs.
Le courriel peut être utilisé si toutefois la totalité des membres possède une adresse électronique. Mais c'est probablement loin d'être le cas et il est donc raisonnable d'y renoncer. Par contre, il est possible, de préférence en le mentionnant dans les statuts, de « panacher » le mode de convocation :
• Par courriel pour les membres qui le désirent explicitement ;
• Par courrier pour les autres.
En tout état de cause, l'ordre du jour doit être communiqué assez tôt pour que les adhérents puissent préparer leur participation aux débats ou transmettre leur procuration.
Les documents nécessaires à la participation aux débats peuvent être joints à la convocation ou mis à disposition des adhérents dans les locaux de l'Association, ce dernier cas devant être stipulé dans la convocation.
Que doit préciser la convocation à l'A.G.
La rédaction de la convocation d’une Assemblée générale doit être aussi précise et explicite que possible de façon à permettre aux membres de l’association d’apprécier l’importance des débats.
Ainsi, la mention « modification des statuts (ou du règlement intérieur …) » ne suffit pas. Il convient de mentionner le texte à modifier et les modifications proposées.
Quelles sont les mentions indispensables à la convocation ?
• Date, et heure de la réunion ;
• Adresse très précise ;
• Intitulé de la réunion ;
• Identité de la personne ou de l'organisme à l'origine de la convocation ;
• Ordre du jour précis.
Qui convoque l'A.G. ?
Les statuts devraient désigner la personne chargée de convoquer une Assemblée générale. A défaut, l'usage sert de référence. Si ce n'est le cas, la jurisprudence confère ce droit soit au Conseil d'administration si celui-ci possède, de par les statuts, « les pouvoirs les plus étendus » pour gérer et diriger l'Association, soit au Président.
Mais en tout état de cause, si une personne ou un organe est désigné par les statuts, seuls cette personne ou cet organe peuvent procéder à la convocation. Si ce n'est le cas, l'Assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire) peut être purement et simplement annulée par la justice.
L'ordre du jour
Peut-on retirer un point inscrit à l'ordre du jour ?
Le Président de séance ne peut, de son propre chef, retirer un point de l'ordre du jour. De même, il ne peut clore les débats alors que l'ordre du jour n'est pas achevé.
Par contre, l'Assemblée générale peut décider de reporter un point à une réunion ultérieure.
Quel doit être le contenu de l'ordre du jour ?
L'ordre du jour doit être suffisamment précis pour permettre aux membres de comprendre la portée des décisions qui doivent être prises. Ainsi une proposition de modification des statuts doit être accompagnée du texte proposé, texte qui pourra bien entendu être amendé.
Seuls les points inscrits à l'ordre du jour pourront être discutés et votés.
Le traditionnel « questions diverses » mentionné en fin de convocation ne peut concerner que des sujets d'information et ne peut faire l'objet d'une délibération.
Qui fixe l'ordre du jour
L'ordre du jour est fixé par la personne désignée, si possible, par les statuts. A défaut par la personne qui convoque.
Les membres peuvent exiger l'inscription de points à l'ordre du jour si toutefois cette possibilité est, une nouvelle fois, mentionnée dans les statuts. A défaut il n'y a aucune obligation mais il est évident que la gestion démocratique d'une Association oblige l'acceptation de toute demande d'inscription raisonnablement recevable.
Le cas échéant, le juge des référés peut ordonner une inscription à l'ordre du jour.
Déroulement
Aucun texte ne prévoit le déroulement d’une Assemblée générale. Nous vous proposons donc un simple « fil conducteur »
Proposition de déroulement de l'A.G.
Introduction
L'Assemblée générale doit débuter par l'élection d'un Président et d'un Secrétaire de séance. Le premier est chargé de diriger les débats en fonction de l'ordre du jour, le second d'en rédiger le procès-verbal.
Le Président ouvre alors la séance et rappelle l'ordre du jour en précisant les documents communiqués lors de la convocation.
Emargement de la feuille de présence
Cette feuille permet de dénombrer le nombre d'adhérents présents ou représentés participant à l'Assemblée générale et ainsi de vérifier la validité du quorum . Elle doit être émargée par toutes les personnes entrant en séance et possédant le droit de vote y compris les mandataires des adhérents absents.
La feuille de présence permettra, en cas de litige, de prouver la validité des conditions de vote et donc la validité des résolutions votées.
Présentation des rapports
Le Président et le Trésorier présentent leurs rapports à l'Assemblée. Suivant les indications des statuts et/ou du règlement intérieur, d'autres membres du Conseil peuvent présenter leurs activités. Après chaque rapport, le Président de séance doit de donner la parole à l'Assemblée.
Quitus
Donner « quitus » signifie tout simplement approuver la gestion des administrateurs. Cette opération n'a qu'une valeur relative car même si le quitus est donné, cela n'absout en aucun cas les responsables des fautes éventuellement commises et découvertes ultérieurement.
Le quitus peut être refusé pour différentes raisons : gestion non conforme avec les décisions de l'Assemblée, comptabilité mal tenue voire irrégulière ... Le refus de voter le quitus entraîne un incident de séance dont les conséquences peuvent être importantes.
Incident de séance
En refusant de donner quitus à un ou plusieurs administrateurs (voir à la totalité des dirigeants), l'Assemblée générale peut révoquer immédiatement le Conseil d'administration en partie ou dans sa totalité. Il s'agit d'une révocation « ad nutum ».
Cette résolution, qui n'a évidemment pas fait l'objet d'une inscription à l'ordre du jour, ne peut être proposée que par les membres ayant le droit de vote. Dans ce cas, les conditions habituelles de majorité et de quorum devront être respectées.
Présentation et vote des résolutions
Les questions présentées à l'ordre du jour seront ensuite débattues avant d'être soumises au vote de l'Assemblée. Il est important à cette occasion de bien vérifier le mode de scrutin prévu, la majorité requise ainsi que la base de calcul retenue pour cette majorité.
Fin de séance
Lorsque tous les points inscrits à l'ordre du jour ont été évoqués, et qu'aucun membre de l'Assemblée ne souhaite plus prendre la parole, le Président déclare la séance levée.
Qu'est-ce que la révocation ad-nutum ?
La révocation ad nutum est la faculté que possède toute instance électrice de révoquer sur le champ et sans inscription à l'ordre du jour, toute personne élue par elle-même, un vote majoritaire étant suffisant.
Mais attention : la révocation ad-nutum ne peut être décidée que si le comportement du dirigeant, lors de l'assemblée générale, rend impossible son maintien dans les organes directeurs de l'association durant le délai nécessaire pour la convocation d'une assemblée générale, sauf à compromettre les intérêts de l'association.
Ainsi, si le Conseil d'administration élit les membres du bureau dans son instance, il pourra révoquer immédiatement l'un d'entre eux, quelle que soit la fonction qu'il occupe, sans pour autant lui faire cesser ses fonctions d'Administrateur. Le Président peut, dans ce cas, devenir simple Administrateur sans aucune responsabilité ni pouvoir de gestion ou de décision, un autre Président pouvant être nommé immédiatement. Par contre, l'Assemblée générale peut révoquer sans délai, dans les mêmes conditions, tous les membres du Conseil d'administration qu'elle élit.
Attention néanmoins à l'abus de droit si la révocation est décidée de façon brutale, intempestive et vexatoire.
Votes
Comment utiliser les procurations en blanc remises par un adhérent ?
Dans le silence des statuts, le vote par procuration est un droit. Il est courant que des adhérents, empêchés d'assister à une Assemblée générale retournent leur procuration sans mentionner de mandataire. Dans ce cas, le Président de séance, sauf mention contraire dans les statuts ou le règlement intérieur, peut les distribuer à qui bon lui semble. Il est néanmoins prudent d'inclure dans les statuts (ou le règlement intérieur) une clause limitant le nombre de procurations pouvant être détenus par chaque adhérent.
Le mandaté doit-il être membre de l'Association ?
Le mandaté peut ne pas être membre de l'Association sauf si l'obligation figure dans les statuts ou le règlement intérieur.
Le nombre de voix détenues par une personne est-il limité ?
Sauf mention contraire des statuts ou du règlement intérieur :
• Le nombre de procurations pouvant être détenues par une personne est illimité ;
• Chaque membre dispose d'une voix.
Si un membre utilise, lors d'un scrutin, plus de voix que ce que lui autorise statuts ou règlement intérieur, il commet une faute susceptible d'entraîner l'annulation du vote.
Peut-on remettre des consignes de vote à un mandataire ?
Sauf indication contraire des statuts, le vote par procuration est de droit. En règle générale, cela se solde par une mention, du genre : « Je soussigné, donne pouvoir à Monsieur X pour me représenter et voter en mon nom lors de l'Assemblée générale du...». Cette mention est insuffisante. La loi considère en effet que la procuration est soumise au droit commun du mandat. Elle doit de ce fait comporter, de façon manuscrite :
• Le nom de l'association ;
• Le lieu et la date de réunion ;
• Les nom, prénom et adresse du mandataire ;
• Les noms, prénom et adresse du mandant ;
• La signature du mandant.
Il est parfaitement possible que le mandant donne des consignes de vote. Dans ce cas, le mandataire s'engage à voter dans le sens de la volonté de celui qui lui a remis la procuration.
Dans le cas où ces consignes de vote ne sont pas respectées, le mandataire commet une faute qui peut entraîner l'octroi de dommages et intérêts. Par contre, cette violation de volonté n'est pas opposable aux tiers. De ce fait, le non respect des consignes de vote par le mandataire ne peut entraîner l'annulation des délibérations.
Que faire des voix en surnombre ?
Lorsqu'une personne détient plus de voix qu'il ne lui est permis, les voix en surnombre peuvent être remises à d'autres personnes (article 1994 du Code civil) sauf interdiction du mandant et clauses contraires dans les statuts ou le règlement intérieur.
Quelle base de calcul utiliser pour déterminer la majorité ?
La majorité requise peut être basée sur différents mode :
• Tous les membres, qu'ils soient présents, représentés ou absents ;
• Les membres physiquement présents ;
• Les membres présents et représentés ;
• Les votants : Les bulletins nuls ou blancs sont pris en compte ;
• Les suffrages exprimés : abstentions, bulletins blancs et nuls ne sont pas pris en compte.
Là encore, le type de majorité requise doit être indiqué dans les statuts et peut être panaché suivant le type de décision à prendre.
Quelles sont les différentes majorités ?
Lors des votes, une certaine majorité devra se dégager pour approuver les résolutions. Cette majorité devra être précisée dans les statuts.
Il faut distinguer :
• La majorité simple : les voix favorables sont supérieures aux voix défavorables.
• La majorité absolue : la résolution doit obtenir la moitié des voix plus une, compte tenu des bulletins nuls ou blancs.
• La majorité qualifiée qui demande un certain pourcentage des voix.
Le panachage est possible en fonction des votes, à condition expresse que celui-ci soit statutairement précisé, par exemple majorité simple pour l'élection des membres du Conseil et majorité qualifiée des 2/3 pour modification des statuts...
Qu'est-ce que le quorum ?
Le quorum est le nombre minimum d'adhérents présents ou représentés, possédant le droit de vote lors de la séance. Il n'est absolument pas obligatoire.
S'il est retenu, il est souhaitable qu'il soit mentionné dans les statuts et peut éventuellement être différent suivant les cas, par exemple : ½ pour l'A.G. ordinaire, 2/3 pour une A.G. extraordinaire, ¾ pour l'élection du Conseil etc.
Ce quorum peut également ne faire l'objet d'aucune précision.
Le quorum est exigible pour chaque délibération (sauf mention contraire des statuts qui peuvent l'exiger uniquement à l'ouverture de séance). Si l'un des membres possédant le droit de vote quitte la séance, il doit être vérifié et s'il n'est pas atteint, l'Assemblée stoppée puis reconvoquée suivant les procédures statutaires.
En règle générale, un quorum est prévu lors de l'Assemblée générale ordinaire. Si ce quorum n'est pas atteint, l'Assemblée est reconvoquée sans quorum. Ce point doit absolument être stipulé dans les statuts.
Compte rendu
Pourquoi un procès-verbal ?
Mémoire des débats, le procès verbal retrace l'intégralité du déroulement de l'Assemblée générale. Il n'est pas obligatoire mais lui seul pourra justifier ultérieurement des décisions prises par l'Assemblée et mettre ainsi fin à tout litige pouvant survenir.
Un très grand soin doit donc être apporté à sa rédaction.
Quelles mentions doivent figurer sur le P.V. ?
Entête
L'entête du compte-rendu de séance doit comporter les mentions suivantes :
• Date, heure et lieu précis de la séance ;
• Rappel de la personne ou de l'instance ayant convoqué l'A.G. (Président, C .A., pourcentage de membres...) ;
• Identité du Président et du Secrétaire de séance ;
• Rappel de l'ordre du jour ;
• Rappel des documents communiqués lors de la convocation ;
• Type de vote et majorité requise s'ils sont identiques pour tous les votes.
Rapports d'activité
Il est souhaitable d'inclure le texte des rapports dans le P.V.
A la suite de ceux-ci, le vote du quitus doit être mentionné en précisant le nombre de voix pour ou contre ainsi que les abstentions et les bulletins blancs ou nuls. Le quorum, le type de vote ainsi que la majorité requise doivent également être précisés si ce n'est fait en entête.
Votes
Toutes les résolutions mises au vote doivent figurer sur le procès-verbal selon les mêmes procédures que pour le vote du quitus.
Débats
Sans l'être mot pour mot, l'intégralité des débats doit être transcrite dans le procès-verbal. Il est souhaitable d'indiquer l'identité des personnes prenant la parole.
Fin de séance
En fin de compte rendu doit figurer l'heure à laquelle la séance se termine.
Le procès-verbal est enfin signé par le Président et le Secrétaire de séance.