Le Conseil d'administration
Quelques mots clef : Contestation - Démission - Durée du mandat - Mineur - Modification - Postes à pourvoir - Pouvoirs des dirigeants - Qu'est-ce qu'un dirigeant ? - Refus de rendre des documents - Rémunération - Responsabilités - Révocation
Comment fixer la durée d'un mandat d'Administrateur ?
Les statuts en décident. En effet, la loi de 1901 ne précise absolument rien quant à la durée du mandat des Administrateurs. En règle générale, elle est limitée dans le temps (deux, trois ans...), le renouvellement s'effectuant par tiers, quart...
Il faut éviter le renouvellement global de façon à assurer une certaine continuité dans les travaux du Conseil.
Les dates de prise et de fin de fonction sont également librement fixées par les statuts, par exemple à la date de l'élection ou à une date fixe.
Enfin, rien n'empêche d'élire un Administrateur à vie.
Dirigeant à vie, est-ce possible ?
C'est tout à fait possible à condition que les statuts le précisent.
Les fondateurs pourront ainsi garder la main mise sur l'Association qu'ils ont créée. Mais il est évident que c'est une pratique bien peu démocratique.
Néanmoins, elle présente l'avantage de préserver l'Association des attaques éventuelles venant d'une autre Association qui désire en prendre le contrôle en devenant majoritaire au sein du C.A.
C'est par exemple le cas de ProNaturA France qui se protège ainsi d'organisations beaucoup plus puissantes qui, pour faire taire toutes contestations, pourraient parachuter des sympathisants au sein de son CA.
Peut-on conditionner l'élection sur un poste ?
La prudence impose de ne pas confier un poste à responsabilités au premier venu. Pourtant, rien ne peut empêcher un membre de postuler sur un poste ouvert au sein du Conseil d'Administration.
Pour pallier ce problème, il y a possibilité d'indiquer dans les statuts que tel ou tel poste ne peut être confié qu'à une personne adhérente ou administrateur depuis un certain nombre d'années.
D'autres critères peuvent bien entendu être retenus.
Peut-on contester une décision prise par le Conseil d'administration ?
Un membre d'une Association peut tout à fait demander l'annulation d'une décision prise par le Conseil d'administration. Dans ce cas, il doit saisir le tribunal de grande instance du lieu du siège social.
Les motifs d'une demande d'annulation sont très nombreux et bien souvent dus au non respect des procédures définies par les statuts ou le règlement intérieur. Il convient donc d'apporter un soin tout particulier à leur rédaction et de ne pas hésiter, si le besoin s'en fait sentir, à les modifier.
De même, est-il impératif que l'Association tienne à jour un registre des délibérations indiquant précisément les conditions d'adoption des différents points inscrits à l'ordre du jour.
Peut-on rémunérer un dirigeant ?
Une Association doit être gérée bénévolement par des personnes qui n'ont aucun intérêt direct ou indirect dans son résultat.
Attention : l'administration fiscale pourra requalifier en « rémunération » tout ce qui est avantage en nature, remboursements forfaitaires, prises en charge de dépenses personnelles etc etc. Cette requalification entraînera automatiquement l'assujettissement à tous les impôts commerciaux et impliquera le versement de charges sociales.
Toutefois, l'instruction fiscale du 18 décembre 2006 autorise la rémunération dans la limite des ¾ du SMIC, sans remettre en question la gestion désintéressée de l'Association. Cette rémunération doit être prévue dans les statuts et correspondre à un travail réel. Elle est bien entendu assujettie aux cotisations sociales.
Que faire si un administrateur quitte ses responsabilités en refusant de rendre les documents en sa possession ?
Lorsqu'un dirigeant quitte l'association, quel qu'en soit le motif, obligation lui est faite de remettre, à son successeur, tous les documents en sa possession.
Dans le cas contraire, cette restitution pourra être obtenue en saisissant les tribunaux, le référé étant tout à fait possible.
Si la rétention des documents a porté préjudice à l'Association, le fautif peut être condamné à verser des dommages et intérêts.
Quelles sont les obligations légales à observer lors d'un changement d'administrateur ?
Comme pour les statuts, tout changement survenant au sein du Conseil d'administration doit être déclaré à la préfecture (ou sous-préfecture), dans les trois mois suivant la ou les modifications.
Le ou les changements doivent également être consignés sur le registre officiel.
Quelles sont les responsabilités des dirigeants ?
Il est important de savoir qu'en aucun cas le statut de bénévole n'exonère un élu associatif de ses responsabilités. Le Président est bien entendu en première ligne pour répondre d'un manquement quant aux responsabilités que doit assumer une Association.
Un membre du Conseil agissant au-delà de ses compétences statutaires engage t-il la responsabilité de l'association ?
Dès qu'il sort de ses compétences statutaires, l'Administrateur engage sa propre responsabilité sauf s'il prouve qu'il a obtenu l'accord tacite des autres administrateurs.
Quelles sont les responsabilités des membres du Conseil d'administration ?
Responsabilité civile vis-à-vis de l'Association, des adhérents et des tiers
Pour que la responsabilité civile personnelle d'un élu soit engagée, il est indispensable que celui-ci outrepasse les missions (ou s'en acquitte mal) qui lui ont été confiées par les statuts, le règlement intérieur, le Conseil d'administration, l'Assemblée générale ou tout autre instance. Sa responsabilité est également engagée pour tout dommage causé en l'absence de surveillance pour une tâche qu'il a déléguée.
Si le préjudice est issu de l'exécution normale de sa mission, c'est l'Association qui se trouve responsable.
Ceci dit, l'Association a pour obligation d'organiser, de diriger et de contrôler les taches exécutées par ses membres de façon à en garantir la sécurité. Si les règles de sécurité ne sont pas assurées, la responsabilité des élus peut être engagée même si l'exécutant a lui-même commis une faute.
Ce peut être le cas d'un adhérent victime d'une électrisation ou pire d'une électrocution, lors d'un travail sur un bac. Imprudent, le membre a « omis » de débrancher l'appareillage et a donc commis une imprudence. Mais l'absence d'un disjoncteur différentiel chargé de la protection des personnes pourra être retenue contre l'Association et ses dirigeants et plus précisément le Président.
Responsabilité personnelle
Dans le cas où les statuts ou le règlement intérieur ne prévoient pas précisément le rôle de chacun des membres du Conseil, la justice aura toujours tendance à faire porter la responsabilité au Président.
La responsabilité pénale personnelle comporte un grand nombre de sujets touchant le « droit commun ». En aquariophilie, il peut s'agir, par exemple, de l'ouverture d'une exposition au public plus de 13 demi-journées/an en l'absence d'un capacitaire, de la non déclaration du fichier des adhérents à la Commission Nationale Informatique et Libertés, etc etc.
La délégation d'une partie de leurs pouvoirs permet aux membres du C.A. de s'exonérer de leurs responsabilités. Encore faut-il que la délégation ait été confiée à une personne possédant les compétences, l'autorité et les moyens nécessaires.
Responsabilité fiscale
Le fait pour un élu de commettre une erreur d'appréciation sur la fiscalisation de l'Association n'est pas, en principe, suffisant pour mettre en cause sa responsabilité financière personnelle.
Par contre, des manquements graves et/ou répétés le rendront seul ou solidairement (avec l'Association ou d'autres dirigeants) responsable.
Quels sont les postes à pourvoir au sein du Conseil d'administration ?
La loi de 1901 ne prévoit absolument rien en ce sens. Liberté totale est donc laissée aux statuts.
La tradition prévoit certaines fonctions types Président, Trésorier, Secrétaire... Mais rien n'empêche une direction collégiale avec 2 ou 3 (co)Présidents voire même l'absence de Président etc etc.
Le nombre des membres est également fixé librement par les statuts.
Quels sont les pouvoirs des dirigeants ?
Là encore, les statuts ont force de loi. Il est d'ailleurs judicieux d'y préciser le rôle de chacun des membres du Conseil de façon relativement précise. Toutefois, toute modification dans l'attribution des rôles devra alors faire l'objet d'une déclaration en préfecture.
Pour pallier cet inconvénient, les statuts peuvent stipuler que « le rôle de chacun des membres du Conseil est précisé au règlement intérieur ». Dont acte.
Attention néanmoins à une trop grande précision qui nécessiterait une décision de l'Assemblée générale pour toute tâche qui ne serait pas explicitement citée.
En l'absence de précisions, l'Assemblée générale dispose de la plénitude des décisions. Les membres du Conseil n'ont alors la possibilité d'aucune initiative, devenant ainsi de simples exécutants uniquement chargés de la mise en œuvre des décisions prises par l'Assemblée générale.
On comprend les difficultés d'un tel système puisqu'une convocation de l'A.G. est obligatoire pour toutes décisions, aussi mineures soient-elles.
Qui peut devenir membre du Conseil d'administration ?
Là encore les statuts ont force de loi et peuvent préciser certaines conditions. Attention toutefois à ne pas tomber dans l'illégalité en imposant des conditions ségrégationnistes par exemple...
En règle générale, tout membre de l'Association peut siéger au sein du Conseil d'administration. Les statuts peuvent même prévoir la désignation de dirigeants étrangers à l'Association.
Toute personne de nationalité étrangère, qu'elle soit originaire de l'Union Européenne ou d'autres pays peut, tout à fait légalement, administrer une Association.
Qu'est-ce qu'un dirigeant d'Association ?
Est qualifiée de « dirigeant », toute personne chargée de l'administration, de la direction, de la gestion, de la représentation d'une Association.
En règle générale, les dirigeants sont des élus, membre du Conseil d'administration. Mais il est possible qu'une personne non membre du Conseil soit reconnue « dirigeant de fait » » par le fait des actions qu'elle entreprend avec l'aval de ce Conseil, avec ou sans mandat.
Un administrateur démissionne en cours d'exercice. Quelle conduite tenir ?
Tout membre du Conseil d'administration a le droit de mettre fin à son mandat sans justification. Cette démission doit être claire c'est à dire préciser la date de cessation de fonction.
La démission ne doit pas correspondre à une intention de nuire. Dans ce cas, l'association peut demander réparation auprès de la justice.
Dès réception de la démission officielle, il est recommandé de réunir le Conseil d'administration qui prendra acte de cette décision et nommera le remplaçant suivant la procédure fixée par les statuts. Cette modification doit être mentionnée dans un compte-rendu de réunion et signalée à la préfecture ou sous-préfecture du siège social.
Dans le cas où aucun administrateur ne souhaite prendre cette responsabilité, la carence devra être notée sur le compte-rendu de réunion.
Pour conserver les statuts en conformité avec cette nouvelle situation, il est possible que ces derniers doivent être modifiés. Il sera donc nécessaire de convoquer l'instance prévue pour les modifier (AG extraordinaire par exemple).
L'administrateur qui démissionne doit remettre aux Conseil d'administration tous les documents en sa possession.
Un membre du Conseil d'administration élu peut-il être révoqué avant le terme de son mandat ?
Un membre du Conseil d'administration peut être révoqué à tout moment par l'instance qui l'a élu, généralement l'Assemblée générale, et ce même si ce point n'est pas inscrit à l'ordre du jour.
Par contre, le Conseil d'administration ne peut lui-même révoquer l'un de ses membres.
Néanmoins, le Conseil peut retirer les responsabilités confiées à l'un des siens sans toutefois lui retirer sa qualité d'Administrateur.
Un mineur peut-il être élu au Conseil d'Administration ?
La jurisprudence n'a jamais tranché cette question. Le Code civil interdit à un mineur non émancipé de passer contrat (articles 1108 et 1124) mais, dans son article 1990, l'autorise à devenir mandataire d'une Association sans le consentement parental.
Par ailleurs, une réponse ministérielle de 1985 précise qu'un mineur ne peut-être investi de la représentation d'une Association dans les actes de la vie civile ou être chargé de sa gestion financière, lui interdisant de ce fait certains postes impliquant les responsabilité civile et pénale.
Mais, en 2004, le premier ministre confirmait la possibilité pour les mineurs, d'occuper des postes de dirigeants dans l'Association.
Que faire ? Qui croire ? La prudence s'impose et les postes à responsabilité seront, de préférence, confiés à des personnes majeures.
Ceci dit, rien n'empêche un mineur non émancipé d'être élu au sein du Conseil d'administration. Mais, dans le cas où sa responsabilité serait mise en cause, les tribunaux se tourneront probablement vers les parents, responsables des dommages commis par leur enfant, en vertu de l'article 1834 du Code civil.