Trésorerie
Quelques mots clef : Excédents de trésorerie - Cessation de paiement - Dettes - Gestion désintéressée - Remboursement de frais - Facturation - Acompte - Arrhes - Duplicata - Facture : mentions obligatoires
Généralités
Comment placer les excédents de trésorerie ?
S'il est bon de placer les éventuels excédents de trésorerie, il ne faut surtout pas oublier que le but d'une association n'est pas d'obtenir des rendements financiers. Le placement peut être envisagé, par exemple, en cas de versement d'une subvention liée à une manifestation prévue plus tardivement.
Il conviendra donc d'être très prudent lors de cette opération qui doit impérativement garantir le capital.
Le compte courant doit rester suffisamment approvisionné pour faire face aux dépenses courantes même imprévisibles. Dans le cas contraire, les agios risquent fort d'être supérieurs au rendement du placement. Le placement ne doit en aucun cas mettre en péril le capital placé. L'argent placé doit rester disponible en permanence de façon à faire face à une dépense imprévisible.
Les placements boursiers peuvent être tentants mais il faut se souvenir que le capital n'y est pas garanti. En tout état de cause, il sera prudent de consulter son établissement bancaire qui saura conseiller les placements les plus sûrs même si le rendement n'est pas très important.
Eviter la dépréciation de l'argent est une chose. Risquer une perte du capital en est une autre.
Que faire en cas d'impossibilité de régler ses fournisseurs ?
En principe, les dirigeants ne sont pas responsables des dettes de l'Association tout au moins s'ils agissent dans la limite de leurs attributions, sans commettre de faute de gestion ni d'actes frauduleux.
Dans le cas où l'Association se retrouve en cessation de paiement, cette dernière doit être signalée dans les 15 jours suivant la constatation auprès du tribunal de grande instance. Il est alors obligatoire d'effectuer un « dépôt de bilan ». En cas de faute de gestion aboutissant à cette situation, la responsabilité du Président peut être engagée financièrement.
Si la responsabilité du Président, représentant de l'Association dans les actes de la vie civile, est retenue (il peut d'ailleurs décider seul de l'état de cessation de paiement), les autres membres du Conseil d'administration peuvent également être reconnus co-responsables. Il leur appartient en effet de prendre la décision et, ne pas le faire aboutit à une constatation de carence fautive.
Quels sont les critères permettant de définir la gestion désintéressée d'une association ?
L'exonération des impôts commerciaux est liée au caractère désintéressé de la gestion de l'Association. Cette notion de désintéressement est clairement précisée dans le Code général des impôts (article 261-7) :
· L'organisme doit être géré et administré à titre bénévole par des personnes n'ayant elles-mêmes, ou par personne interposée, aucun intérêt direct ou indirect dans les résultats de l'exploitation ;
· L'organisme ne doit procéder à aucune distribution directe ou indirecte de bénéfice, sous quelque forme que ce soit ;
· Les membres de l'organisme et leurs ayants droit ne doivent pas pouvoir être déclarés attributaires d'une part quelconque de l'actif, sous réserve du droit de reprise des apports.
Ces conditions sont cumulatives.
Néanmoins, une instruction fiscale assouplit quelque peu cette réglementation. La gestion désintéressée n'est désormais plus remise en cause si un administrateur bénéficie d'une rémunération brute n'excédant pas les trois quart du S.M.I.C. Cette rémunération est bien entendu soumise aux prélèvements sociaux.
Remboursement de frais
Comment gérer les remboursements de frais ?
Si un bénévole engage des frais pour le compte de l'association, il est tout à fait normal qu'il en soit remboursé. Ce remboursement s'effectue sur présentation des pièces justificatives, au centime près.
En ce qui concerne les frais kilométriques, il est admis l'utilisation du barème de l'administration fiscale qui tient compte des frais d'entretien et d'amortissement suivant la puissance du véhicule. Dans ce cas, le justificatif de remboursement devra indiquer le nombre de kilomètres parcourus.
Nous ne saurions trop conseiller d'être aussi précis que possible dans la présentation des justificatifs. Ainsi, les demandes concernant le transport devront indiquer le motif du déplacement.Dans le cas ou l'adhérent abandonne le remboursement des frais à l'association, il peut bénéficier, sous certaines conditions, d'une réduction d'impôt
Facturation
Quand doit-on rédiger une facture ?
L'obligation d'établir une facture s'impose aux Associations qui ont une activité économique quelle qu'elle soit.
Pour une Association aquariophile, le fait de vendre du matériel, des poissons, d'effectuer une prestation de service ..., à destination d'une personne morale ou physique, est une activité économique, même si elle bénéficie de la franchise de TVA de 60 000 € (cas des Associations non lucratives qui exercent une activité, minoritaire, lucrative).
Que doit mentionner une facture ?
La facture doit être datée (à la date de son émission), numérotée (n° unique) et indiquer :
· Le nom de l’Association et son adresse ;
· Le nom du client et son adresse ;
· Le n° d’identification à la TVA (cas probablement rare pour les Associations aquariophiles classiques puisqu’elles bénéficient, pour la plupart, d’une franchise) ;
· Une référence aux éventuelles factures d’acompte (ou d’arrhes).
Chaque ligne concernant une opération doit mentionner :
· La date de cette opération ;
· La quantité livrée ;
· La dénomination précise de l’opération ;
· Le prix unitaire hors TVA ;
· Les rabais, ristournes … éventuels ;
· Le taux de TVA éventuel (voir commentaires concernant la franchise ci-dessus).
Enfin, les Associations qui bénéficient d’une franchise de TVA doivent obligatoirement indiquer sur chaque facture : « TVA non applicable, article 293B du CGI ».
En cas d'acompte ou d'arrhes ?
Le versement d'acompte (ou d'arrhes) doit faire l'objet d'une facture avec les mêmes mentions.
Et pour un duplicata ?
Un duplicata annule et remplace la facture d'origine. La facture de remplacement doit comporter la référence de la facture initiale et mentionner expressément l'annulation de cette dernière.
Elle doit comporter les mêmes mentions que la facture annulée.