Pendant la pandémie, les réunions sont autorisées mais ...
Dans un contexte difficile dû à la pandémie, certaines règles fixées par ordonnance tendent à permettre les Assemblées générales et autres réunions (CA par exemple) par visioconférence même dans le silence des statuts.
Dans ce cas, l’instance qui a le pouvoir de convoquer une AG ou une réunion de CA (ou autre) peut décider une organisation par conférence téléphonique ou visioconférence.
Ceci n’est évidemment valable que si une mesure administrative, à la date de la convocation, interdit les réunions collectives physiques ou encore réduit les possibilités de déplacement.
Cette même instance peut décider un vote par correspondance.
Les participants doivent pouvoir être identifiés. La majorité ou l’éventuel quorum sont calculés en fonction du nombre de ces personnes identifiées.
Cette procédure s’applique quel que soit l’objet de la réunion ou de la décision pour laquelle une instance est appelée à se réunir.
Dans le cas où une convocation a été envoyée en vue d’une réunion physique et que celle-ci devient impossible (toujours suite à une décision administrative), les personnes convoquées doivent être averties au minimum 3 jours avant la visioconférence, par des moyens qui permettent de diffuser l’information en temps voulu.
Dans ce cas, aucune nouvelle formalité n’est nécessaire. Le simple fait d’en informer les participants suffit, même si les statuts prévoient que la convocation doit être faite pas voie postale. Les circonstances exceptionnelles, extérieures à l’association ne pourront pas entacher la réunion de nullité.
Si des documents devaient être remis lors de la réunion, ils peuvent valablement être transmis par voie électronique.
Ces dispositions sont applicables jusqu’au 31 juillet 2021 (Décret du 9 mars 2021).
Ordonnance 2020-1497 du 02/12/2020
Décret 2020-1614 du 18/12/2020
Décret 2021-255 du 09/03/2021